1.- INFORMACIÓN AL USUARIO SOBRE EL USO DEL CANAL INTERNO DE DENUNCIA

En cumplimiento con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, PROMOTORA DETALLISTA DE ALIMENTACION, S.A. con C.I.F. A-14208409, ha habilitado una herramienta llamada “CANAL DE DENUNCIA” en su web corporativa www.superalcoop.com, con el objetivo establecer un canal de comunicación para cualquier persona, que quiera informar acerca de la existencia de conductas irregulares, ilícitas o delictivas producidas en el seno de la Corporación o en los que la misma haya tomado parte.

2.- ¿QUÉ ES UN CANAL DE DENUNCIA?

Un canal de denuncias es una herramienta que facilita la comunicación de irregularidades dentro de una organización, proporcionando un medio seguro y confidencial para que el personal empleado, clientes, proveedores y otros grupos de interés puedan denunciar comportamientos potencialmente inapropiados o ilegales.

Dicho canal está diseñado para gestionar de forma segura la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier otra persona mencionada en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado. Queda totalmente prohibida cualquier represalia contra el informante de buena fe que comunique los hechos, igualmente el canal de denuncias permite que la comunicación se realice de forma anónima.

Para poder tramitar la denuncia, Usted puede encontrar toda la información detallada en los procedimientos de denuncia interno.

3.- AMBITO DE APLICACIÓN

Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

La presente Ley es aplicable a cualquier persona física o jurídica que guarde cualquier tipo de relación con PROMOTORA DETALLISTA DE ALIMENTACION, S.A. y utilice el Canal de Denuncias para poner de manifiesto un hecho irregular, ilícito o delictivo.

Se aplicará a cualquier persona que resulte denunciada a través del referido Canal, así como a otras personas que de cualquier modo resulten afectadas por la denuncia interpuesta.

Se aplicará según el Ámbito material de aplicación, art. 2. y Ámbito personal de aplicación, art. 3 de la Ley 2/2023.

4.- OBJETO CANAL DE DENUNCIA

La implantación de un canal de denuncias persigue dos objetivos concretos: por un lado, sirve para fomentar un ambiente de trabajo seguro y ético, ya que permite identificar y abordar de forma rápida y eficiente las irregularidades que puedan ocurrir en la empresa u organización y, por otro, facilita el cumplimiento de la normativa, especialmente en casos de competencia desleal, protección de datos, seguridad y salud públicas o blanqueo de capitales, entre otras.

Además de ser eficaz seguro y de garantizar la transparencia en su funcionamiento, todo canal de comunicación debe cumplir los siguientes requisitos fundamentales:

• Asegurar el anonimato del informante y garantizar la confidencialidad de sus datos.
• Contar con una persona responsable de la gestión del mismo.
• Enviar el acuse de recibo al informante (denunciante) en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia.
• Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del acuse de recibo o, del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia. Esto salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo. En este caso, podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
• Permitir el acceso externo desde fuera de la propia red corporativa. No solo los trabajadores internos tienen derecho a denunciar. El canal debe ofrecer la posibilidad de ser utilizado por cualquier contraparte interesada para la empresa. La recomendación es ampliarse esta cobertura una vez que se han consolidado y verificado el adecuado funcionamiento de los cuatro puntos anteriores.

5.- ¿QUIEN PUEDE DENUNCIAR?

– Personal / empleado.

– Clientes.

– Proveedores y acreedores.

– Otros grupos relacionados con la entidad.

6.- HECHOS DENUNCIABLES

Los hechos denunciables deben estar enfocados en conductas, incumplimientos o irregularidades que puedan ir en contra de los principios y valores del Código Ético y de Conducta, o bien constituir un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable.

• Posibles conductas y comportamientos considerados ilegales con el desempeño del trabajo,
• Presunta gestión lucrativa de recursos de la empresa,
• Situaciones de discriminación o abuso sexual,
• Prácticas de corrupción, robos, fraudes, etc.
• Incumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y procedimientos con especial atención a la vulneración de los códigos éticos.
• Robo, malversación, corrupción o fraude.
• Abuso de mercado.
• Conductas poco éticas o conflictos de interés
• Manipulación o falsificación de datos.

7.- EXCLUSIÓN HECHOS OBJETO DE DENUNCIA

Según el art. 35.2 de la Ley 2/2023, quedan expresamente excluidos de la protección prevista en   esta ley aquellas personas que comuniquen o revelen:

1. a) Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información.
2. b) Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
3. c) Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
4. d) Informaciones que ya   estén completamente disponibles para   el público o que constituyan meros rumores.
5. e) Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el artículo.
6. f) Otros motivos establecidos por la entidad, y amparados por la legislación vigente

El Canal de Denuncias debe entenderse como un instrumento que permita la comunicación de irregularidades o incumplimientos. Por ello, no debe emplearse de manera indiscriminada, sino para los fines que ha sido concebido.

8.- VIAS DE RECEPCION DE LA INFORMACIÓN

Según el art. 17 de la Ley 2/2023 La información se podrá realizar

• Por escrito, a través de correo postal.
• Canal interno de la entidad www.superalcoop.com
• *Verbal mediante una reunión presencial
• Cualquier medio electrónico habilitado al efecto dirigido al canal externo de informaciones de la entidad

*En caso de comunicación verbal, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, la entidad deberá documentarla de alguna de las maneras siguientes:

1. a) mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
2. b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción del mensaje.

La información puede llevarse a cabo de forma anónima. En otro caso, se reservará la identidad del informante en los términos del artículo 33 de la Ley 2/2023, debiendo adoptarse las medidas en él previstas.

 9.- REGISTO DE LA DENUNCIA

Presentada la denuncia, se procederá a su registro en el Sistema de Gestión de Información, siéndole asignado un código de identificación. El Sistema de Gestión de Información estará contenido en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al Responsable de Sistema nombrado por la entidad. 

Recibida la información, en un plazo no superior a siete días hábiles desde dicha recepción se procederá a acusar recibo de la misma, a menos que el informante expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación o que PROMOTORA DETALLISTA DE ALIMENTACION, S.A. considere razonablemente que el acuse de recibo de la información comprometería la protección de la identidad del informante.

10.- PROTECCIÓN DE LOS DENUNCIANTES

PROMOTORA DETALLISTA DE ALIMENTACION, S.A. cumpliendo con la Ley 02/2023, velará para no se produzca ningún tipo de represalia sobre los denunciantes que hubieren planteado de buena fe, sus consultas, denuncias o quejas según nos indica el art. 36 de la presente Ley

1. Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en esta ley.
2. Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
3. Información protección de datos y derechos
4. a) Cuando se obtengan directamente de los interesados sus datos personales se les facilitará la información a que se refieren los artículos 13 del Reglamento (UE) 2016/679 y 11 de la Ley Orgánica 3/2018.
5. b) La persona a la que se refieran los hechos relatados, se les informará, además, de forma expresa, de que su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.
6. c) Los interesados podrán ejercer en todo momento los derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de sus datos, así como la limitación u oposición al tratamiento.

La Ley 2/2023 dispone que el dato de la identidad del informante nunca será objeto del derecho de acceso a datos personales y se limita la posibilidad de comunicación de dicha identidad sólo a la autoridad judicial, el Ministerio Fiscal o la autoridad administrativa competente exigiendo que en todo caso se impida el acceso por terceros a la misma.

1. d) En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación o a la que se refiera la revelación pública ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
2. e) Quien presente una comunicación o lleve a cabo una revelación pública tiene derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas.

11.- GARANTÍAS DE LA DENUNCIA

Para su correcto funcionamiento, nuestro canal de denuncias cumple una serie de garantías fundamentales, para el denunciante, para el denunciado y para otras personas que puedan verse implicadas en el procedimiento.

Garantías del denunciante: son imprescindibles para la efectividad del canal, ya que su inexistencia desincentivaría la utilización del mismo ante el conocimiento de una conducta impropia en la organización que suponga un incumplimiento normativo. Estas garantías son las siguientes:

– Confidencialidad: el canal de denuncias implantado permite y garantiza la confidencialidad del denunciante y de las comunicaciones.

– Indemnidad frente a represalias. La denuncia efectuada no puede dar lugar a represalias contra el denunciante. Por tanto, la entidad no podrá imponer ninguna sanción al empleado denunciante que esté motivada o guarde relación con la denuncia.

– Derecho a ser informado del resultado y seguimiento de la denuncia.

Garantías del denunciado: el Canal garantiza también los derechos del denunciado y de otras personas que puedan verse afectadas. Estas garantías son las siguientes:

– El denunciado tiene derecho a conocer la existencia de una denuncia en su contra.

– El denunciado tiene derecho a ser oído en el expediente y a efectuar las alegaciones que considere procedentes.

– Los hechos denunciados han de ser ciertos, estando totalmente prohibidas las denuncias falsas. Si la denuncia resultara ser falsa, la Confederación podrá aplicar una sanción al denunciante, de acuerdo a lo previsto en su Código de Conducta o Manuales Internos.

Garantías de otros afectados o implicados: pueden existir terceros implicados en los hechos, que pueden ser afectados, testigos etc., cuyos derechos también deben ser protegidos. Así:

-Se garantiza la protección de la intimidad y dignidad de las demás personas que puedan resultar implicadas.

– El denunciante debe asegurarse de que la información consignada en la denuncia en relación al incumplimiento producido es correcta, ya que podría afectar a otras personas diferentes del denunciado.